采用計算機應用技術,通過一套物聯網管理軟件，實現實體檔案智能管理、檔案存儲設備智能管理、庫房環境設備智能管理、庫房安防設備智能管理，各系統之間的數據相互共享、既可獨立運行，又可相互協作聯動運行，完美實現物聯網科技和檔案信息管理的融合，實現互聯互通的綠色智慧檔案館。
1、智能檔案綜合管理平臺需具備八大系統：RFID智能檔案管理系統、智能密集架控制系統、檔案八防感知管理系統、庫房環境管控系統、燈光管理系統、門禁管理系統、視頻監控系統，3D導航系統。
2、智慧檔案大數據展示功能：需具備拼接大屏的實時數據傳輸與監控管理，需具備庫房3D導航鳥瞰圖、檔案餅狀分析圖、庫存檔案總量、在庫數、在借數、異常數、溫濕度空氣質量展示、溫濕度空氣質量數據分析（年月周日）、八防報警、環境設備運行狀態、視頻實時監控等功能。
3、RFID智能檔案管理系統：需具備檔案管理、庫存信息瀏覽、檔案信息查詢、盤庫查詢、在庫檔案、在借檔案統計功能、條形碼生成打印、借閱與歸還、檔案異常出入報警等擴展功能。
4、智能密集架管理系統：需具備控制柜體功能，手動、電動、電腦、語音開架、閉架功能。固定列需采用15.6寸彩色觸摸控制屏、移動列采用8寸彩色觸摸屏。需具備開架燈光定位功能、溫濕度與空氣質量顯示功能、通風換氣功能、查詢顯示功能、語音播報功能、區號、列號顯示功能。需具備通道防夾功能、防碰撞功能、電機超限保護功能、電機過載過流保護功能、觸屏急停保護功能、漏電保護功能、阻力保護功能、運行時間保護功能。需具備管理權限功能、數據存儲功能、通訊功能、檔案管理功能、軟件擴展功能。
5、檔案八防感知管理系統：需具備八防的報警類型、報警時間、最新報警組成。防塵報警、防腐報警、防光報警、防漏水報警、防火報警、防盜報警、防干防潮報警、防高低溫報警。
6、庫房環境管控系統：需具備空氣質量云測儀，分析溫濕度與空氣質量數據，進行數據決策，開啟、關閉對應的環境控制設備，實現綠色節能檔案安全管理環境，需具備高溫開啟空調制冷功能、低溫開啟空調制熱功能、潮濕開啟恒濕機的除濕功能、干燥開啟恒濕機的加濕功能、腐蝕氣體超標開啟酸性氣體空氣凈化機、微生物超標開啟壁掛式健康防護機、二氧化碳和顆粒物超標開啟新風凈化設備，達標后，下發指令關閉相關環境設備。
7、燈光控制系統需具備：一鍵啟動庫房的照明、一鍵關閉庫房的照明、分區控制照明系統。
8、門禁系統：需具備密碼、指紋、人臉、身份卡授權確認功能，具備時間記憶功能，進出記錄功能，自動報表功能。
9、視頻監控系統：實時監控庫房工作人員出入情況，同時關聯攝像機進行聯動，一旦有人出入可進行圖像抓拍。
10、各系統之間可實現有效數據實時聯動，信息互通。可實時瀏覽軟件內的各種設備實時參數、運行狀態、報警信息，并完成相關設備的遠程控制等，查詢結果可以實現下載等操作。